Como escrever um e-mail agradável

icone calendario23.07.2015 - 15:40

Quando recebemos uma mensagem por e-mail, naturalmente tentamos identificar no texto as características do autor: seu tom de voz, humor, expressão facial, gestos e até postura. O e-mail é uma forma de comunicação muito eficiente, mas para que a mensagem seja interpretada de forma satisfatória pelo receptor, devemos nos preocupar com alguns detalhes. Travis Bradberry, autor do best-seller Inteligência Emocional 2.0, listou dicas sobre como escrever um e-mail agradável.

 

1. Não use as opções de cópia e “responder a todos” compulsivamente.

Essa é uma das coisas que mais incomodam em um e-mail.

Quando enviar um e-mail procure copiar somente as pessoas que realmente precisam receber a mensagem. Se a pergunta ou o assunto precisa da resposta de somente uma pessoa, envie somente para ela. Mas, quando receber um e-mail e várias outras pessoas estiverem copiadas, na hora de responder não opte pelo “responder a todos” sem pensar se isso é realmente necessário.

Um e-mail pode parecer algo simples, mas ocupa um bom tempo de trabalho que não deve ser desperdiçado.

 

2. Evite mensagens breves demais

Quando você recebe um e-mail detalhado que explica questões com cuidado, provavelmente quem o enviou espera receber uma resposta igualmente esclarecedora. Nesses casos evite responder com um simples “Ok” ou “entendido”, pois frustrará o receptor e pode até ser interpretado com um tom rude.

Mesmo que não esteja com tempo para responder com detalhes, passe uma mensagem do tipo “Estou um pouco ocupado, mas irei reler e responder a questão ainda esta semana”.

 

3. Não use “URGENTE” no campo assunto

escrevendo-e-mailSegundo Travis, essa expressão traz um tom desrespeitoso ao e-mail. Se a mensagem é mesmo urgente, pegue o telefone e ligue para o interessado. Mesmo quando o e-mail é indispensável, usar “URGENTE” como assunto só o deixará com um tom negativo.

Ao invés disso, a dica é dar um título ao e-mail que realmente fale sobre o assunto e demonstre que ele é urgente. Pare e pense porque ele é tão urgente e a resposta será o título. Além disso, você pode ressaltar no texto da mensagem coisas como “É necessário resolver a questão ainda hoje”.

 

4. Feedback não deve ser feito por e-mail

Se você precisar chamar atenção de alguém, fale pessoalmente. Por e-mail a pessoa tende a interpretar de forma negativa suas palavras, principalmente se o texto estiver carregado de “nãos”: “não faça isso”, “não poderia ter feito”, etc. Ao invés de usar palavras negativas, tente substituí-las pelo mesmo significado de outra forma. Por exemplo: “Em uma próxima vez, por favor, faça deste modo”.

Guy-on-Computer

5. Não seja como um robô

Ir direto ao assunto é bastante incômodo e impessoal, principalmente quando isso é feito frequentemente. Destine alguns segundos a mais para dizer um “Olá” seguido do nome da pessoa. Poucas palavras já tornam o e-mail muito mais agradável.

 

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Fonte: Inc.