Dicas para melhorar a comunicação por e-mail

icone calendario25.04.2016 - 17:42

Todos os dias as caixas de e-mails, principalmente corporativos, enchem-se de mensagens e mais mensagens. Se pararmos para analisar, perdemos um tempo precioso do dia lendo, respondendo ou até descartando essas mensagens. Atualmente, a quantidade de informações que chegam até nós a todo instante é muito grande e, vendo por este lado, o número exagerado de e-mails e a forma com que eles se apresentam nos faz não só perder tempo, como também encher nossos cérebros de novas informações, muitas vezes sem necessidade.

A verdade é que os e-mails se tornaram uma ótima ferramenta de comunicação. E para que ele exerça esse papel com maior eficácia, John Brandon editor de tecnologia do site americano Inc., reuniu algumas dicas práticas e simples que podem melhorar a comunicação.

 

1. Confirme o recebimento

Nem sempre é necessário confirmar o recebimento de um e-mail, até porque seria um desperdício de energia. Contudo, há alguns casos em que a confirmação faz toda diferença. Como por exemplo, aqueles que marcam reuniões, avisam sobre uma contratação ou outras situações em que o remente precisa muito saber que você recebeu e leu o e-mail.

 

2. Retire ao menos uma palavra

Antes de enviar um e-mail, leia novamente a mensagem que acabou de escrever e veja se é possível reduzi-la. Quase sempre há alguma palavra que poderia ser removida e que fará o destinatário compreender a informação mais rápido.

 

3. Simplifique sua assinatura

Uma longa assinatura na maioria das vezes é desnecessária. Facilite a compreensão do destinatário de forma que ele possa encontrar seu nome e telefone rapidamente. Uma assinatura muito longa atrapalha a mensagem.

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4. Vá direto ao ponto

Seja cordial, mas seja o mais direto possível. Evite introduções que impedem que o leitor perceba com facilidade o real assunto da mensagem. Por exemplo, se você está preocupado em não ocupar o tempo do destinatário, não inicie seu e-mail com uma frase do tipo “eu sei que está ocupado, mas…”. Ao invés disso, vá direto ao assunto e assim evite realmente que ele gaste tempo.

 

5. Seja didático

Evite usar jargões e termos técnicos que o destinatário pode não conhecer. Seja claro e pense que ele precisa compreender sua mensagem com facilidade e rapidez.

 

 

 

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Fonte: Inc. | Revista PEGN [com adaptações].