Ferramentas de gestão: o que são e as 22 mais usadas

Você já pensou em contar com o suporte das ferramentas de gestão para ajudar a administrar o seu negócio?

Com múltiplas funcionalidades, esses instrumentos viabilizam o tratamento responsável e profissional que a sua empresa deve ter.

Ser um empreendedor que arrisca e faz escolhas com base na intuição não é de todo mal.

Às vezes, o improviso dá certo.

Mas, quanto mais suporte e fundamento, melhor é o processo decisório. Concorda?

Se você acredita que ter o próprio empreendimento é assunto sério e exige dedicação, certamente, entende que toda ajuda é bem-vinda.

Então, pronto para conhecer as diferentes ferramentas de gestão disponíveis no mercado e descobrir os seus propósitos?

Separamos as 22 mais usadas, e tudo o que você precisa fazer é conferir esse conteúdo até o fim.

Boa leitura!

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O que são ferramentas de gestão?

Bom, antes de enumerarmos as diferentes ferramentas de gestão, é primordial entender para que elas servem e quais são as suas aplicações práticas.

Basicamente, esses instrumentos são facilitadores, e ajudam a tornar os processos que fazem parte de um negócio mais eficientes e assertivos.

Com os recursos certos e usados de maneira adequada, é possível ter um controle de tudo que envolve a gestão de uma empresa.

Por que usar ferramentas de gestão?

No empreendedorismo, todo o suporte é bem-vindo.

Em especial, quando relacionado a algo tão complexo e repleto de variáveis quanto à administração organizacional.

As ferramentas de gestão, portanto, podem ajudar muito nesse quesito.

Alguns tipos de processos que podem ser facilitados:

  • Definições de metas
  • Análise do perfil comportamental dos colaboradores
  • Mensuração de resultados
  • Delimitação dos parâmetros de indicadores de desempenho
  • Organização da cadeia produtiva
  • Avaliação da qualidade do produto e do serviço
  • Gerenciamento de estoque.

As 22 ferramentas de gestão mais usadas

Conheça agora as 22 ferramentas de gestão mais usadas no mercado e entenda de que forma elas podem ser úteis para o seu negócio.

1. Ferramenta de gestão Análise SWOT

Um dos modelos mais usados pelas organizações, SWOT é uma sigla em inglês e também um acrônimo para Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças).

Por meio desses quatro elementos, dois deles internos (forças e fraquezas) e dois externos (oportunidades e ameaças), a organização pode fazer uma avaliação completa da sua realidade e traçar metas factíveis e condizentes a ela.

2. Ferramenta de gestão Ciclo PDCA

É um instrumento que enumera as quatro principais ações que devem compor uma gestão: Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Checar) e Adjust (Ajustar).

A primeira etapa consiste em estabelecer metas, definir prioridades e se preparar.

A segunda é o início da implementação do plano traçado anteriormente.

A terceira, por sua vez, é uma análise do que está sendo feito até então para verificar se tudo está indo conforme o planejado.

Por fim, a quarta é a fase de ajustes. Caso algo não esteja acontecendo como deveria, é hora de fazer as mudanças necessárias.

3. Ferramenta de gestão SDCA

Essa é uma variação do modelo anterior.

Em vez da etapa de planejamento, é usado o termo em inglês “Standardize”, algo como padronizar, em uma tradução livre para o português.

Nesse caso, a ideia é tentar manter os custos, os procedimentos e os objetivos padrões.

Essa uniformidade pode ser conseguida por meio de fluxogramas, por exemplo.

4. Ferramenta de gestão Ishikawa

Também conhecido como diagrama 6M e Espinha de Peixe, a ferramenta de gestão Ishikawa tem como principal objetivo determinar o efeito de dado acontecimento a partir das suas causas geradoras.

Você pode construir um diagrama próprio, com base em categorias específicas de causa-efeito, de acordo com as necessidades identificadas.

Ou pode seguir o exemplo do diagrama 6M:

  • Meio Ambiente (poluição causa problemas à saúde dos colaboradores)
  • Material (baixa qualidade da matéria-prima prejudica a produção em larga escala)
  • Mão de obra (falta de qualificação compromete o alcance dos resultados)
  • Método (metodologia inadequada ao processo produtivo)
  • Maquinário (equipamento com defeito atrasa a produção)
  • Medida (ação utilizada não atende às necessidades vigentes).

5. Ferramenta de gestão Análise 360°

Funciona como uma grande análise de desempenho.

Nela, além de realizar uma auto avaliação, o colaborador é submetido à avaliação de seus colegas, líderes, superiores, subordinados e clientes.

É uma excelente ferramenta de gestão, uma vez que estimula a pluralidade de ideias e opiniões sobre o mesmo assunto.

E contribui, assim, para o processo colaborativo e de criação de soluções.

6. Ferramenta de gestão 5W2H

Resume a gestão em sete grandes perguntas, que podem ser aplicadas, basicamente, a qualquer situação cotidiana ou processo organizacional:

  • What? (O quê?)
  • Who? (Quem?)
  • Where? (Onde?)
  • When? (Quando?)
  • Why? (Por quê?)
  • How? (Como?)
  • How much? (Quanto custa?).

A partir desses questionamentos abertos, o gestor tem a oportunidade de refletir para, então, traçar um plano de ações.

7. Ferramenta de gestão Balanced Scorecard

É mais uma metodologia utilizada para a análise de desempenho que visa o crescimento do profissional.

O BSC possui componentes como: mapa estratégico, objetivo estratégico, indicadores e plano de ação.

A ferramenta pode ser usada na perspectiva financeira (desenvolvimento, estabilização e colheita), dos clientes (fidelizar antigos, conquistar novos), para questões internas (inovação, logística, pós-venda) e de crescimento.

8. Ferramenta de gestão BCG

É uma ferramenta desenvolvida pela Boston Consulting Group e, por isso, BCG.

Ela serve para definir a situação de determinados produtos quanto ao seu volume, crescimento e participação no mercado.

E, a partir disso, determinar, então, qual é o melhor caminho para cada um.

Nesse sentido, existem quatro categorias de produtos possíveis:

  • Estrelas: aqueles produtos com presença massiva em um mercado em crescimento, que, portanto, exige um investimento alto para superar a concorrência.
  • Pontos de interrogação: não possuem uma participação tão grande ainda, mas fazem parte de um segmento que está crescendo, deixando uma dúvida se vale ou não o investimento para aumentar a sua presença.
  • Vacas leiteiras: é a evolução dos produtos estrela, ou seja, o grande investimento já foi feito e agora é hora de aproveitar os resultados positivos enquanto durarem.
  • Abacaxis: marcam o fim do ciclo de um produto. Com baixa participação em um mercado em declínio, chegou a hora de tirá-lo de circulação.

9. Ferramenta de gestão GUT

GUT é a sigla para Gravidade, Urgência e Tendência.

Por meio dessas três variáveis, é possível priorizar as medidas mais importantes para o momento e, então, agir sobre elas.

Para isso, no entanto, é preciso estimar cada um dos cenários com parâmetros pré-estabelecidos:

  • Quanto à gravidade: muito grave, grave ou sem gravidade.
  • Quanto à urgência: precisa de uma ação imediata, pouco urgente ou pode esperar.
  • Quanto à tendência: irá piorar logo, vai demorar um pouco ou nada irá mudar.

10. Ferramenta de gestão Benchmarking

O termo é um velho conhecido do mundo corporativo.

O benchmarking busca as melhores práticas de mercado, não havendo qualquer tipo de limitação quanto ao seu uso.

Existem vários tipos de benchmarking, dos quais se destacam:

  • O competitivo (voltado para as práticas das concorrentes)
  • O interno (com foco na própria organização e suas questões particulares)
  • O funcional (que perpassa várias funções de um negócio).
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11. Ferramenta de gestão 5 Forças de Porter

Criada pelo pesquisador Michael Porter, a ferramenta resume a gestão em cinco forças principais, a saber:

  • Rivalidade com as concorrentes: capacidade de vencer a competitividade no mercado
  • Negociação dos clientes: entregar um produto ou serviço de qualidade que atenda às necessidades do público por um preço justo
  • Negociação dos fornecedores: criar uma relação que seja vantajosa para ambas as partes
  • Entrada de novas concorrentes: ameaça de mais empresas em busca de uma fatia do mercado
  • Produtos substituídos: ameaça de obsolescência ou perda de valor de mercado.

12. Ferramenta de gestão Canvas

É uma ferramenta de planejamento estratégico que facilita a visualização do negócio como um todo.

Por conta da forma como é estruturada, é uma espécie de mapa organizacional.

Usualmente, o Canvas é dividido em nove partes:

  • Proposta de valor
  • Segmento de clientes
  • Canais de interação
  • Relacionamento com o público
  • Atividades-chave
  • Principais recursos
  • Principais parcerias
  • Fontes de receita
  • Estrutura de custos.

13. Ferramenta de gestão Ansoff

A ideia da ferramenta, criada pelo professor russo Igor Ansoff, é, a partir do cruzamento das variáveis de mercados e produtos, estabelecer uma nova gama de possibilidades para a organização.

Segundo a metodologia, cada um dos eixos (mercados e produtos) possuem dois cenários possíveis: mercados existentes e novos X produtos existentes e novos.

Logo, existem quatro estratégias possíveis:

  • Entrada em mercados já existentes
  • Criação de novos mercados
  • Desenvolvimento de produtos
  • Diversificação de produtos.

14. Ferramenta de gestão Pareto

Criado pelo economista italiano Vilfredo Pareto, a ferramenta tem um princípio parecido com o Diagrama de Ishikawa.

Ou seja, busca entender os problemas a partir de suas causas.

No entanto, segundo o princípio de Pareto, 80% dos problemas são causados apenas por 20% das causas.

Em seu diagrama, portanto, o italiano organiza graficamente as ocorrências que acontecem com mais e menos frequência, facilitando a priorização de problemas.

15. Ferramenta de gestão 6 Sigma

Os sigmas são uma escala da qualidade crescente, onde o número 1 apresenta o nível mais baixo e o número 6 o mais elevado.

Essa ferramenta é de uso interno para melhorar processos e atingir a excelência.

Ela pode, por exemplo, ser utilizada na redução de custos em uma companhia.

Nesse caso, para atingir o 6 Sigma, a empresa precisaria encontrar a difícil sintonia entre mínimo custo e máxima qualidade.

16. Ferramenta de gestão 5S

Desenvolvida no Japão, essa ferramenta de gestão de qualidade busca provocar mudanças comportamentais e estruturais nas organizações.

O nome 5S vem da junção de cinco palavras em japonês que resumem bem a proposta da metodologia:

  • Seiri: senso de utilização
  • Seiton: senso de organização
  • Seiso: senso de limpeza
  • Seiketsu: senso de padronização
  • Shitsuke: senso de disciplina.

17. Ferramenta de gestão MASP

O Método de Análise e Solução de Problemas (MASP) tem como principal objetivo encontrar a saída mais inteligente para o desafio imposto.

Ele é formado por oito etapas:

  • Problema
  • Observação
  • Análise
  • Plano de ação
  • Ação propriamente dita
  • Verificação
  • Padronização
  • Conclusão.

18. Ferramenta de gestão Kaizen

Kaizen, para quem não sabe, em uma tradução livre do japonês para o português, quer dizer “mudança para melhor”.

E é justamente isso que propõe essa ferramenta: diminuir custos e aumentar a produtividade.

Para que essa estratégia funcione, é necessário seguir alguns princípios:

  • O fim do desperdício
  • Envolvimento total
  • Investimento baixo
  • Máxima transparência
  • Prioridade às pessoas.

19. Ferramenta de gestão Kanban

Mais uma técnica desenvolvida pelos japoneses, a Kanban é muito usada pela Toyota no modo de produção Just In Time.

O objetivo é melhorar os processos de produção, movimentação, realização de tarefas e cumprimento de demandas.

Como? Por meio de referências visuais.

Até uma folha colorida de um bloco de notas pode ajudar você a se lembrar do que precisa ser feito.

Em proporção industrial, essa ferramenta é muito útil, por exemplo, no acompanhamento de processos.

Em uma cadeia produtiva, onde existe uma ordem pré-estabelecida para que as coisas possam acontecer, um processo subsequente não pode ter início antes do término do anterior, por exemplo.

20. Ferramenta de gestão QFD

Quality Function Deployment (QFD) ou, em bom português, Desdobramento da Função de Qualidade, é uma ferramenta de gestão que busca aproximar as necessidades dos clientes à produção final de mercadorias e serviços.

Na prática, a organização abre um contato direto com seu público, tentando compreender quais soluções ele busca obter com as invenções a serem desenvolvidas.

21. Ferramenta de gestão TMS

É um sistema de gerenciamento de transporte.

Por meio de um software que informatiza e automatiza todo o setor de carga e logística dentro de uma empresa, é possível:

  • Calcular automaticamente o frete
  • Oferecer rastreamento automático
  • Gerar pré-faturas e relatórios em tempo real.

22. Ferramenta de gestão WCM

Sigla para World Class Manufacturing, a WCM é uma ferramenta utilizada por grandes montadoras de automóveis.

Alfa Romeo, Fiat e Maserati, por exemplo, apostam nesse instrumento por oferecer um serviço operacional de primeira.

Seu principal diferencial está no pilar de distribuição de custos.

Ele permite um estudo minucioso de quais são os seus principais gastos e desperdícios, a fim de encontrar uma solução personalizada de rearranjar essas despesas de modo eficiente.

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Como qualificar ainda mais a sua gestão?

Todos esses exemplos de ferramentas, cada uma com a sua proposta, podem ser muito eficazes na gestão do seu negócio.

No entanto, se você busca aprimorar ainda mais a sua administração, não há outro caminho senão a sua própria capacitação.

Invista em você mesmo e faça um curso de gestão na Associação Internacional de Educação Continuada (AIEC), a única faculdade de ensino a distância do Brasil com certificação internacional de qualidade, o ISO 9001.

Opções não faltam. Você pode escolher o Curso Tecnólogo em Gestão Financeira, se busca uma formação mais voltada ao mercado de trabalho.

Se preferir, pode se matricular no Curso de Bacharelado em Administração, que conta com uma metodologia inspirada em grandes universidades do mundo, como Harvard e MIT, por exemplo.

Há também a opção de cursos de pós-graduação para quem já tem uma formação na área e procura se especializar ainda mais. Caso do MBA em Finanças e do MBA em Projeto de Financiamento.

Venha você também para AIEC e conquiste todos os objetivos na sua carreira profissional, com a praticidade que só uma faculdade a distância pode oferecer e sem abrir mão de um ensino de qualidade.

Conclusão

As ferramentas, sem dúvida, são muito úteis no dia a dia.

Elas facilitam os processos e contribuem para uma gestão mais eficiente e assertiva.

Mas, sozinhas, elas não fazem milagre.

Por trás de todos os instrumentos, é importante haver uma boa administração. Que saiba ser estratégia e tática na medida ideal.

Por essa razão, a capacitação se faz tão necessária.

Quanto mais sabedoria e competências desenvolvidas, melhor é a habilidade gerencial.

Isso, em combinação com os métodos de suporte, são a chave para o sucesso de qualquer tipo de negócio.

Gostou do nosso artigo sobre ferramentas de gestão? Alguma em especial chamou a sua atenção? Já utilizava alguma delas? Escreva nos comentários.

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2 thoughts on “Ferramentas de gestão: o que são e as 22 mais usadas”

  1. Gostei do vosso conteúdo e já uso algumas na minha organização que são: a ferramenta de gestão 5W2H e a gestão Análise 360°.
    Actualmente só analista de processos e gostaria de receber mais informações sobre a gestão de processos.

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