Gestão de processos: conceito, história, fases e ferramentas

Você já parou para pensar na importância da gestão de processos para o crescimento sustentável de uma empresa?

Com uma política sólida orientada à definição de protocolos, é possível integrar a equipe, sistemas e operações em busca da melhor oferta ao cliente – sem perder, é claro, o foco na produtividade.

Mas você sabe como chegamos ao modelo atual de gestão de processos? Mais do que isso, o que ela faz e que etapas são necessárias para a sua implantação?

Essas e outras perguntas são respondidas ao longo do artigo que preparamos.

Pronto para começarmos?

Boa leitura!

gestao de processos

O que é gestão de processos?

A gestão de processos pode ser definida como uma forma de analisar e moldar todas aquelas atividades que fazem parte do dia a dia de uma empresa.

O objetivo é garantir que existam processos organizados e claros, que permitam ações mais assertivas e orientadas por parte dos colaboradores.

O conceito abrange desde a forma como estudamos e identificamos processos até a sua modificação e monitoramento, como forma de minimizar erros e permitir o aperfeiçoamento constante.

Em tempos de crise, adotar uma metodologia como essa pode fazer toda a diferença para o futuro do negócio. 

História da gestão de processos

A busca de gestores por melhorar a produtividade de suas equipes e aumentar os resultados financeiros é histórica. 

Mas é desde a Revolução Industrial que essa preocupação não apenas se acentuou, como também evoluiu com novas iniciativas. 

Um passo fundamental para isso foi a criação do Taylorismo, que trouxe as primeiras ideias favoráveis à simplificação do trabalho por meio da melhoria sistemática na forma como as atividades são executadas. 

Algumas das ideias iniciais da gestão de processos também tiveram origem no Fordismo, que se transformou em referência para a produção em massa, a partir da instituição de uma linha de montagem. 

Já no Japão, na década de 1960, surgiu a metodologia Lean Manufacturing, que pode ser traduzida como produção enxuta. 

O conceito, que tem origem no Toyotismo, ou Sistema Toyota de Produção, tem como foco a satisfação do cliente. 

Para isso, a proposta é entregar ao consumidor o produto que ele deseja, na hora certa, com um preço que seja justo e, muito importante, usando o mínimo de recursos. 

Os estoques são mantidos nos níveis mínimos necessários para garantir o abastecimento, mas sem excessos. 

É a partir desse período que passou a se pensar na importância de combinar a análise de processos e a tecnologia. 

Na sequência, na década de 1980, surgiu o conceito Seis Sigma (ou Six Sigma), que deu origem a uma nova onda de processos de negócio. 

O método, desenvolvido pela Motorola, propõe uma associação entre a análise de processos e técnicas estatísticas para controle de qualidade, além de um programa de recompensas organizacionais. 

Trata-se de um conjunto de boas práticas que buscam aprimorar continuamente os processos e, por consequência, também os produtos e serviços oferecidos. 

O foco está em minimizar a variação e os defeitos nos processos. 

Duas décadas mais tarde, já nos anos 2000, vieram os conceitos de gestão de processos de negócio ou Business Process Management (BPM). 

Aqui, a tecnologia da informação passou a ser parte indissociável da gestão de processos, com esquemas de automação e monitoramento de desempenho a partir de softwares, por exemplo.

Tudo isso sem deixar para trás, é claro, soluções e aspectos já desenvolvidos ao longo das décadas. 

Qual a importância da gestão de processos nas organizações?

Independente do porte da empresa ou da fase vivida por ela, a gestão de processos pode ser uma ferramenta transformadora.

E não é difícil de entender a razão para isso.

Todo negócio possui etapas para o pagamento de contas, recebimento de insumos por fornecedores, contratação de funcionários ou mesmo criação de um novo serviço.

Com tantas atividades diferentes e diante de profissionais que possuem suas próprias características, é essencial ter um fio condutor que oriente a rotina e permita não só padronizar, mas também otimizar processos.

Entre as principais vantagens de uma gestão eficiente nessa área, podemos citar:

  • Facilidade em multiplicar e repassar o conhecimento, especialmente diante da entrada e saída de colaboradores
  •  Agilidade na hora de executar tarefas, pois cada etapa está mapeada
  • Melhoria na qualidade do produto oferecido, especialmente a partir da capacidade de manter um padrão produtivo e com base em indicadores claros
  • Eficiência no uso dos recursos a partir da identificação de erros e imprecisões anteriores
  • Monitoramento constante dos resultados obtidos, mirando a melhoria contínua.

Tudo isso se reflete na experiência vivida pelo público ao ter contato com o seu produto ou serviço. 

Ou seja, a empresa que investe na gestão de processos não apenas se habilita a entregar mais, mas qualificar essa entrega ao cliente.

O que faz a gestão de processos?

Entre as tantas ações desenvolvidas no gerenciamento de processos, separamos seis que ajudam a sintetizar muito bem a sua aplicação no cotidiano de uma empresa.

Confira:

  • Analisar o contexto da empresa e entender como são organizadas as atividades desenvolvidas em diferentes setores
  • Promover a reorganização dos processos em torno de resultados e não de tarefas
  • Padronizar processos que são de domínio de diferentes setores da empresa, de modo a facilitar o gerenciamento
  • Automatizar processos e evitar retrabalho
  • Estimular a atualização contínua, sempre com foco no aperfeiçoamento
  • Incentivar a cultura de prestação de contas por parte de todos, inclusive daqueles que ocupam cargos gerenciais.
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Quais são as fases da gestão de processos

A gestão de processos pode ser dividida em cinco fases: planejamento, modelagem, execução, controle e otimização. 

Vamos conhecer agora um pouco mais de cada uma delas.

1. Planejamento

Etapa preliminar que serve para definir prioridades e estabelecer como as metas podem ser atingidas por meio de determinadas atividades.

O foco aqui também deve cair sobre a identificação dos pontos negativos e positivos dentro dos processos, sempre com o intuito de oportunizar o desenvolvimento sustentável da empresa. 

2. Modelagem

Talvez seja a fase mais importante dentro da gestão de processos, pois é aqui são feitas reflexões a respeito do presente da empresa e também projeções futuras em relação a ela.

A partir daí, técnicas precisam ser desenvolvidas para que as mudanças necessárias sejam implementadas com base na análise feita.

Para não sair modificando processos sem a certeza de seus resultados, é recomendado fazer simulações que, de alguma forma, tragam pistas do que realmente pode acontecer quando essas alterações vierem à tona verdadeiramente.

O suporte para a modelagem pode ser conseguido através de softwares e ferramentas de gestão, conforme falaremos mais à frente.

3. Execução

É hora de colocar as mãozinhas de fora e começar a implementar as mudanças previstas na fase anterior.

A execução de processos nem sempre é fácil, pois, muitas vezes, exige mexer em situações que já estão há algum tempo estabelecidas, gerando desconforto.

Por isso, a condução e a experiência do gestor aqui é fundamental. 

Afinal, sua liderança vai ser colocada à prova em vários momentos.

4. Controle

Com a implementação dos novos modelos, é necessário controlar como está se dando a mudança. 

Nessa fase, é onde todas os dados e informações devem ser levantados para a geração de estatísticas, feedbacks e avaliações de desempenho.

5. Otimização

A partir da leitura feita até aqui, a empresa terá todos os elementos disponíveis para analisar se houve ou não uma mudança positiva nos diferentes processos.

O objetivo é sempre propiciar uma melhoria contínua, portanto, mesmo que os resultados apresentados sejam excelentes, é possível aprimorá-los.

Como fazer gestão de processos

Anotou cada uma das etapas listadas acima? 

Então, é chegado o momento de colocar cada uma delas em prática. 

Nessa hora, vale mais uma dica: nada de atropelar etapas para acelerar a transformação.

Ao fazer isso, você só vai gerar retrabalho e insatisfação. 

Afinal, é não é produtivo promover a automação de um processo e depois perceber que ele não foi bem pensado. 

Mapeamento e gestão de processos

O mapeamento é muito útil na gestão de processo, pois, por meio dele, é possível atribuir sequências operacionais lógicas que ajudem na padronização de técnicas e métodos no fluxo de trabalho.

Entre os benefícios do mapeamento de processos, podemos citar:

  • Identificação de situações que limitam o desempenho
  • Delimitação e atribuição de funções e atividades
  • Previsão e estimação de custos, recursos e investimentos, o que contribui com a gestão financeira
  • Otimização de processos
  • Padronização de processos
  • Maior controle dos processos.

Auditoria e gestão de processos

Outro elemento que é muito importante dentro da gestão de processos e que, de alguma forma, também está ligado ao mapeamento, é a auditoria.

Afinal, é através dela que é possível ter um controle maior das diferentes situações e, consequentemente, ter uma previsibilidade dos resultados.

Dessa forma, fica mais fácil acompanhar os fluxos de trabalho, evitando surpresas indesejadas, e assegurando o controle de qualidade.

Ferramentas para gestão de processos

Todo o suporte é bem-vindo na hora de executar a gestão de processos. 

Como o objetivo é contar com o máximo de assertividade possível nas diferentes etapas (organização de tarefas, gestão da informação, comunicação, mapeamento), você pode ter a ajuda de boas ferramentas. 

Separamos algumas que podem ser muito úteis a você.

Confira a lista!

Asana

É uma ferramenta que funciona como organizador de tarefas, o que pode ser muito útil no planejamento do fluxo de trabalho. 

Por meio do Asana, é possível administrar trabalhos coletivos, compartilhar agendas e muito mais.

OneDrive

Conhecida ferramenta de gestão de informação, o OneDrive conta com um ótimo serviço de armazenamento em nuvem e também oferece múltiplas opções de compartilhamento entre os usuários. 

Basta uma conta oficial vinculada à Microsoft para ter acesso.

ECM

A Enterprise Content Management, ou simplesmente ECM, é uma ferramenta que também serve para o armazenamento de dados, mas que tem como carro chefe a automatização no desenvolvimento de estratégias.

Isso ocorre através da estruturação e padronização de informações.

Teams

Comunique-se com a sua equipe de modo diferente. 

Por meio do Teams, você pode integrar os colaboradores através de chats privados e conversas coletivas, compartilhamento de mensagens, fotos e vídeos.

E tudo isso com a compatibilidade com os programas da Microsoft. 

Bpmn.io

Se você quer mapear melhor seus processos o Bpmn.io pode ser uma boa pedida. 

Isso porque ele é um excelente editor online de diagramas. 

Além disso, devido à sua interface simples, é ideal para aqueles que estão iniciando na área de modelagem. 

Cawemo

O Cawemo é uma ferramenta muito útil na otimização da produção. 

Atua no compartilhamento dos fluxos de trabalho, fazendo com que diferentes pessoas possam atuar no mesmo projeto e, consequentemente, melhorando o seu gerenciamento.

BPMS

Encontre soluções para problemas complexos na ferramenta BPMS que, além de mapear processos, também trabalha na sua otimização.

Qualifique-se para a gestão de processos nas organizações

Implementar a gestão de processos em uma empresa, não é algo que acontece do dia para noite. 

É necessário muito planejamento e visão sistêmica do próprio negócio para que as ideias tragam os resultados esperados.

Pensando nisso, é válido dizer que os gestores precisam se capacitar cada vez mais, pois o conhecimento e a experiência podem ser diferenciais competitivos importantes na hora de alçar a empresa a outro patamar.

Se você está em busca de desenvolvimento profissional, nada melhor do que ir atrás de uma faculdade que prima pela excelência.

A AIEC é a única instituição de ensino a distância do Brasil, reconhecida pelo Ministério da Educação e com certificação internacional de qualidade, o ISO 9001.

Só por aí, já é possível perceber uma universidade que prioriza a gestão de processos, pois tem no aprimoramento constante uma de suas bandeiras.

Essa mesma preocupação se traduz nos cursos oferecidos, que buscam oferecer ao acadêmico uma visão empreendedora e alinhada com as melhores práticas de gestão. 

É o caso, por exemplo, do curso de bacharelado em Administração, que prioriza o conhecimento prático em negócios (marketing, finanças, contabilidade, planejamento, negociação e liderança) para você alcançar seus objetivos dentro de sua carreira.

Venha você também para a AIEC, pois aqui o aprendizado não fica restrito aos livros. 

Aprenda a lidar com situações do mundo real com o suporte da metodologia usada nas melhores universidades do exterior. 

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Conclusão

Então, gostou do nosso artigo sobre gestão de processos? 

Acredita que essa preocupação pode levar a sua empresa a alcançar os resultados esperados? 

E como você pretende implementar essa metodologia na rotina produtiva?

Conte mais para a gente sobre as suas experiências e expectativas nos comentários, logo abaixo.

E tenho na AIEC uma parceira para investir em conhecimento e formação.

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