Gestão de projetos: o que é, etapas, ferramentas e melhores práticas

A gestão de projetos é parte fundamental no planejamento e na estratégia de qualquer tipo de negócio.

Você, certamente, já deve ter ouvido algumas vezes que, no universo corporativo, tempo é dinheiro, não é mesmo?

Pois é. Essa é uma máxima bem conhecida. E a gestão de projetos, justamente, colabora para que ela faça todo o sentido.

Isso porque, com a adoção dessa medida, a empresa se previne contra eventuais problemas, como, por exemplo, atrasos, retrabalhos e inconsistências, dentre outros.

Ou seja, além de diminuir a margem de erro, ela contribui para a entrega do trabalho com mais agilidade.

E, você, consequentemente, colhe melhores resultados.

Essa oportunidade de produtividade brilha os olhos, não é verdade?

Então, se você quer conhecer outras vantagens da gestão de projetos e entender como ela funciona, não deixe de acompanhar este artigo.

Abordaremos também as principais metodologias, ferramentas utilizadas e as melhores práticas dessa área.

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O que é gestão de projetos?

No mundo dos negócios, assim como na vida, tudo se conquista com muita estratégia e organização.

Nesse sentido, pode-se afirmar que a gestão de projetos cumpre esses requisitos.

Afinal, trata-se de uma área que reúne todos os subsídios necessários para assegurar o encaminhamento positivo de um objetivo.

Essas contribuições, que visam facilitar a execução de um projeto, podem ser metodologias, ferramentas, habilidades, técnicas e instrumentos.

Cabe dizer aqui que um projeto é definido por uma atividade, com finalidade bem clara, que tem prazo para execução.

Quando uma ação é contínua, ela deixa de ser projeto e passa a ser um processo.

Para que serve a gestão de projetos?

Logo, a principal missão da gestão de projetos é garantir que os resultados pré-definidos sejam atingidos.

Essas expectativas têm relação, por exemplo, com prazos cumpridos, custos aprovados e, principalmente, a satisfação do público-alvo.

Um projeto não se resume apenas a atender às questões operacionais como escopo, tempo e gastos.

Ele deve ter qualidade. Dessa forma, é fundamental olhar para o extremo da cadeia: o cliente.

Vale ressaltar que esse cliente não precisa ser, necessariamente, o consumidor.

A gestão de projetos não é uma prática intuitiva, tampouco uma aventura sem qualquer compromisso.

É uma solução profissional estratégica que permeia toda e qualquer decisão organizacional.

Principais vantagens de uma gestão de projetos bem feita

Com os objetivos da gestão de projetos bem definidos, podemos partir para o próximo ponto.

Conheça as principais vantagens corporativas que ela traz para uma empresa!

Controle de todos os processos

Embora um projeto tenha data para acabar, ele pode influenciar no processo instituído.

Imagine, por exemplo, que uma empresa tenha, como projeto, o desenvolvimento de um site.

No momento em que todos os requisitos são cumpridos e o portal entra no ar, o projeto termina.

A partir daí, a gestão do site se torna um processo.

Se a página na web for bem construída, com sistema amigável e suporte adequado, a administração tende a ser mais fácil.

Por outro lado, se o projeto for feito às pressas, com o fornecedor mais rápido, e não o mais qualificado, é provável que a entrega seja mais propensa a apresentar problemas futuros.

Minimizar esses impactos é um dos principais objetivos da gestão de projetos, e é também um dos ganhos mais importantes.

Respeito ao calendário

Toda e qualquer empresa tem um cronograma que precisa ser respeitado.

Essa tarefa fica muito mais fácil de ser executada com uma gestão de projetos assertiva.

Afinal, dessa forma, é possível planejar os recursos necessários para cumprir as demandas no tempo certo.

Previsibilidade do lucro

Quando um gerente de projetos tem todas as contas na ponta do lápis, ele consegue calcular com precisão o retorno do investimento feito em cada atividade.

Analisando os custos é que se pode controlar o orçamento e aumentar as receitas.

Diminuição dos riscos

Nenhum projeto está isento de se deparar com riscos.

Esse é um cenário inerente ao mundo dos negócios.

No entanto, com uma boa gestão, as surpresas durante o percurso são menores.

Isso porque o levantamento já prevê os percalços que possam surgir.

E, com isso, medidas preventivas e corretivas são estabelecidas para serem facilmente implantadas.

Assertividade e velocidade nas tomadas de decisões

O segredo do sucesso dos empreendimentos está no índice de acerto das decisões gerenciais.

Não é nada revolucionário. Aliás, chega até a ser óbvio.

Mas, vale ressaltar que, quanto mais escolhas corretas forem feitas, mais passos são dados até o objetivo.

Com a gestão de projetos, você tem um panorama completo com todas as informações relevantes disponíveis.

Essa visão holística permite maior assertividade e agilidade nos processos decisórios.

Equipes mais engajadas

Quem é que coloca em prática os projetos de uma empresa?

Normalmente, a própria equipe de colaboradores.

E, quando esse grupo entende o que precisa ser feito, e conhece suas missões e prazos, o trabalho tende a ser mais bem feito.

A gestão de projetos é a área que administra todas essas expectativas e acompanha o andamento das atividades.

Cliente satisfeito

Por último, e mais importante, está a satisfação do cliente.

Aquele para quem o projeto é destinado.

Afinal, de nada adianta chegar ao fim da missão com todos os itens completos, mas com uma solução pouco eficaz.

O sucesso de um projeto é medido pela serventia dele.

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Etapas da gestão de projetos

Ficou alguma dúvida quanto às vantagens de se ter uma gestão de projetos bem feita?

Esperamos que não.

Mas, talvez, a questão que falte responder seja como colocar essa atividade em prática para desfrutar de todos esses benefícios.

É sobre isso que trataremos agora.

1. Iniciação

É nesta fase em que são colhidas as informações preliminares do projeto, como, por exemplo, os custos, as metas, os prazos e o escopo.

Ou seja, é hora de pensar nas atividades de uma maneira geral, tentando prever os riscos existentes e as condições iniciais.

Também é nesta etapa que a equipe de gestão deve apresentar todas os dados prévios para aprovação de acionistas, patrocinadores e a alta cúpula do empreendimento.

É fundamental que, na parte de iniciação, sejam levantadas as estimativas de recursos para que se evite problemas posteriores.

2. Planejamento

Toda aquela análise mais ampla, neste momento, requer um detalhamento maior.

Há, portanto, a necessidade de montar listas completas de todo o tipo de aporte para a real execução do projeto.

O cronograma também começa a ganhar corpo com informações mais precisas.

Os prazos são melhores estimados, já considerando eventuais atrasos, além de custos pré-aprovados, de preferência, com mais de um orçamento realizado.

A delimitação das tarefas, da mesma forma, é definida na etapa de planejamento.

3. Execução

É hora de colocar a mão na massa.

Tudo aquilo que foi pré-estabelecido nas etapas anteriores é posto em prática.

As atividades precisam ser documentadas e, qualquer alteração no projeto original, deve ser registrada e compartilhada com todos os envolvidos.

Não há nada errado em mudar elementos durante a jornada. É, inclusive, saudável se, de fato, ajudar na organização.

Afinal, imprevistos sempre acontecem, mesmo com um planejamento bem feito.

Cabe aos gerentes e aos próprios colaboradores terem jogo de cintura para driblar essas dificuldades e superar os desafios.

4. Monitoramento

A etapa de monitoramento acontece simultaneamente com a de execução.

Nela, há um controle do que está sendo feito e uma avaliação para identificar se os resultados esperados estão, de fato, acontecendo.

Se algo foge do planejado, por exemplo, é possível agir para contornar as adversidades.

Um monitoramento eficaz exige métricas e indicadores confiáveis.

Nesse sentido, é fundamental que os KPIs estejam alinhados com os objetivos do projeto para garantir uma boa qualidade no resultado final.

5. Encerramento

Também conhecida como fase de avaliação, é a etapa de análise do projeto já encerrado.

Hora de passar os feedbacks para os envolvidos no processo, apresentar os relatórios finais e fazer um levantamento das lições aprendidas.

É um momento importante também para ouvir os participantes e considerar todas as suas contribuições.

Metodologias de apoio à gestão de projetos

Como vimos, a gestão de projetos não é uma tarefa fácil.

Repleta de detalhes e com etapas que exigem foco e dedicação total, a verdade é que a atividade depende de uma série de variáveis para dar certo.

A boa notícia é que você não precisa fazer tudo sozinho. Você pode e deve contar com o suporte de metodologias e ferramentas de apoio.

Conheça algumas delas!

PMBOK

Project Management Body of Knowledge (PMBOK) ou, simplesmente, “guia para o conjunto de conhecimentos sobre gerenciamentos de projetos”, em uma tradução livre para o português.

O PMBOK é muito mais do que uma metodologia. É, na verdade, um compilado das melhores práticas desse universo.

Sua principal atribuição é padronizar conceitos, técnicas, ferramentas e áreas de conhecimento relacionadas à gestão de projetos.

O PMBOK serve de base para muitos outros métodos.

Scrum

O Scrum é uma metodologia que foca, principalmente, na rapidez da elaboração do planejamento de um projeto e no seu posterior lançamento.

Isso tudo acontece graças a um processo voltado para o trabalho colaborativo. Esse método pode ser usado para evitar atraso nos prazos.

Para se ter uma ideia, com o Scrum Master, uma espécie de coach que ajuda a compreender como funciona o método, as etapas de uma gestão de projetos duram de uma a três semanas (um tempo bem razoável).

PRINCE 2

O nome PRINCE 2 é um acrônimo para PRojects IN Controlled Environments, ou projetos em ambientes controlados.

Trata-se de uma metodologia muito usada no Reino Unido, local onde foi criada, devido a sua alta flexibilidade.

Prince 2 pode ser usada em qualquer tipo de projeto e empresa, independentemente do seu porte, sua cultura organizacional e localização geográfica.

É regida por sete princípios básicos, que precisam ser respeitados para que o método tenha a sua máxima eficiência.

São eles:

  • Justificativa do negócio
  • Responsabilidades bem definidas
  • Foco no produto
  • Adequação ao ambiente do projeto
  • Gestão por estágios
  • Gestão por exceção
  • Aprendizado pela experiência.

FDD

Sigla para Feature Driven Development ou, em bom português, desenvolvimento guiado às funcionalidades.

É uma metodologia de desenvolvimento de softwares que tem como principal objetivo o cliente final.

O foco aqui é entregar um produto de valor ao consumidor em intervalos de tempo regulares (normalmente em até duas semanas).

O FDD é composto por quatro etapas:

  • Entrada
  • Tarefa
  • Verificação
  • Saída.

Melhores ferramentas para gestão de projetos

Depois de conhecer algumas metodologias de apoio, chegou a hora de conhecer as melhores ferramentas para gestão de projetos.

Acompanhe a seguir!

Asana

É um ótimo gerenciador de tarefas, que também ajuda muito na gestão otimizada do tempo.

Com interface simples, é ideal para equipes de pequeno e médio porte.

Isso porque a ferramenta é gratuita para até 15 colaboradores.

JIRA

Possui funcionalidade semelhantes ao Asana, mas não é gratuito, independentemente da modalidade.

Seus principais diferenciais são a inclusão de metodologias como o Scrum, por exemplo, e a possibilidade de integrar diferentes plug-ins às suas funcionalidades.

Basecamp

Reúne em um só lugar todos os processos que fazem parte de uma gestão de projetos.

No entanto, esse não é o seu principal ponto positivo.

Na verdade, o Basecamp se diferencia por criar um gráfico que mostra, em formato de linha do tempo, o desenvolvimento das atividades.

Microsoft Project

Considerada a ferramenta mais completa para a gestão de projetos, também é aquela que apresenta a interface mais complexa.

Oferece funções como: análise de orçamentos, mudanças no cronograma e administração de cargas de trabalho.

A versão profissional do Microsoft Project é paga.

Gestão de projetos: as melhores práticas

Para encerrar esse nosso rol de dicas sobre gestão de projetos, preparamos um pequeno check list com as melhores práticas a serem implementadas.

  • Defina seu escopo e seus objetivos
  • Estabeleça um cronograma
  • Saiba avaliar bem os riscos
  • Invista em comunicação interna
  • Prepare bem a sua equipe
  • Documente tudo
  • Crie métricas confiáveis
  • Mensure todos os resultados
  • Faça uma avaliação final.

Para acompanhar todas essas recomendações de forma eficiente, é interessante desenvolver algumas competências relacionadas à gestão de projetos.

Existem, inclusive, formações específicas que são reconhecidas mundo afora.

Saiba mais a seguir!

O que é PMI em gestão de projetos?

Para quem já tem certo conhecimento em gestão de projetos, a sigla PMI (Project Management Institute) pode ser conhecida.

Trata-se de um dos maiores institutos de gerenciamento de projetos do mundo, que oferece oito tipos de certificação para profissionais da área.

Entre eles está o Profissional em Gerenciamento de Projetos (PMP), que possui cerca de 370 mil especialistas capacitados.

Quem deseja se qualificar na atividade de gestão de projetos, pode recorrer a um desses cursos. Além do mais, muitas empresas exigem o diploma na hora da contratação.

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Conclusão

A gestão de projetos é uma atividade estratégica no ambiente organizacional.

Ela tem relação direta com o sucesso ou fracasso de uma ideia.

Por isso, merece atenção total, e deve ser realizada com o suporte de metodologias e ferramentas.

Você conheceu algumas delas no artigo e viu também as melhores práticas para serem adotadas.

Fazer a gestão de projetos requer conhecimento não só na área, mas também em outros fatores, que podem influenciar os resultados, como o setor financeiro.

Além disso, o gestor de projetos precisa ser um verdadeiro líder.

Afinal, é ele quem vai delegar as tarefas, acompanhar o andamento delas e cobrar a equipe, quando necessário.

Se você sente que precisa aprimorar essas habilidades, uma alternativa é recorrer à educação continuada.

Os cursos de especialização, por exemplo, são excelentes para quem busca desenvolver novas competências.

A AIEC, única faculdade EAD do Brasil com certificação internacional ISO 9.001, possui diversos cursos que podem suprir essa necessidade.

A formação de líderes é um deles. Navegue pelo site da instituição e conheça outras opções!

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