Para que uma empresa tenha sucesso em seus negócios, a gestão administrativa deve ser realizada com profissionalismo.
Afinal, quando o trabalho é bem feito, os resultados são ainda melhores.
Por isso, o gestor que desempenha esse papel precisa aprimorar constantemente os seus conhecimentos e habilidades sobre a atividade.
Se você deseja se tornar esse profissional, não deixe de acompanhar o artigo até o final.
Nas próximas linhas, você vai descobrir como executar a gestão administrativa dentro de uma organização.
Boa leitura!
Gestão administrativa: o que é?
Gestão administrativa consiste em reunir e coordenar recursos para que, juntos, tragam resultados positivos para a empresa.
Mas, antes mesmo de detalharmos sobre esse gerenciamento, vamos compreender os conceitos, parte a parte.
Uma organização é feita da junção de diversos setores.
Cada departamento, por sua vez, têm funções específicas para que o “todo” possa funcionar de maneira harmônica.
Em uma comparação simples e muito efetiva, uma empresa funciona, basicamente, como o corpo humano.
Um órgão, sozinho, não consegue exercer suas funções. Ele precisa que todo o organismo esteja saudável e ativo para trabalhar devidamente.
Existem órgãos que, eventualmente, podem falhar ou até mesmo serem substituídos.
Mas o ser humano também tem elementos vitais – como o coração -, que são imprescindíveis para a saúde de todo o corpo.
Em uma empresa, da mesma forma, existem setores que são necessários para a harmonia dos negócios.
No entanto, algumas áreas precisam estar perfeitamente “vivas” para que toda a organização possa funcionar adequadamente.
Sem esses departamentos saudáveis, todo o empreendimento pode “morrer” e falir.
A gestão administrativa é um desses organismos cruciais.
Ela é responsável pela plena coordenação de todos os demais setores da empresa.
E isso vai ficar mais claro conforme você avança na leitura.
O que faz a gestão administrativa empresarial?
A gestão administrativa tem como função planejar, organizar, dirigir e controlar os recursos de uma empresa.
De maneira cíclica, o gestor administrativo deve antever o futuro, estruturar os recursos necessários para a execução dos trabalhos, fazer com que as tarefas sejam executadas e verificar se o resultado saiu em conformidade.
Veja, então, quais são as principais funções da gestão administrativa:
Planejamento
Para que serve: responder o que deve ser feito e o que é necessário para realizá-lo.
O planejamento cria cenários futuros alinhados às expectativas do negócio.
Sobre eles, avalia os recursos que serão precisos para sua execução.
Organização
Para que serve: definir como encontrar e estruturar os recursos para a execução do plano.
Hora de captar e coletar os recursos para fazer o que deve ser feito: dinheiro, mão de obra, materiais, serviços e outros.
Direção / Coordenação
Para que serve: estabelecer como executar o plano.
Com metas e objetivos traçados e, agora, com recursos já disponibilizados, é o momento de fazer o trabalho acontecer.
O gestor administrativo precisa coordenar para que a força-tarefa seja efetiva.
Controle
Para que serve: verificar se o plano foi executado devidamente.
Enquanto o planejamento é realizado e também após a conclusão dos trabalhos, a gestão administrativa deve controlar os resultados.
Se eles não foram alcançados conforme o esperado, o que deve ser alterado nos próximos planos? Se deu certo, o que pode ser repetido em outra oportunidade?
Depois de estabelecer objetivos, juntar os recursos necessários, colocá-los para trabalhar e analisar os resultados, a gestão administrativa entra em um processo de aprendizado e melhoria contínuos.
É uma espécie de círculo virtuoso, portanto.
Dessa forma, a tendência é que os resultados dos negócios melhorem plano após plano.
A importância da gestão administrativa nas empresas
Como pôde ser observado até aqui, a gestão administrativa tem importância vital para o funcionamento e sucesso das empresas.
É por ela que os recursos materiais, financeiros, humanos, logísticos e diversos outros que compõem a instituição trabalharão em conjunto.
Mais do que elementos separados que se juntam, o gestor administrativo deve fazer o esforço profissional para que “o todo seja maior do que a união das partes”.
Ou seja, uma gestão bem feita tira o máximo proveito do trabalho total realizado pelos diversos setores empresariais.
Voltando ao exemplo que utilizamos antes, em uma empresa, vale o mesmo que acontece com os órgãos do corpo humano, que têm suas funções individuais, mas, em conjunto, dão a vida ao ser humano.
Assim, uma administração bem realizada faz com que marketing, finanças, compras, produção e outros setores conquistem, juntos, um ótimo resultado para os negócios.
Portanto, a gestão administrativa é de extrema importância para todo e qualquer empreendimento que queira alcançar o sucesso.
E isso independe do seu segmento de atuação ou porte.
Benefícios da gestão administrativa
Empresas que não mantêm sua gestão administrativa estruturada podem sofrer graves problemas no curto, médio e longo prazos.
Sem um direcionamento coordenado, as organizações fatalmente enfrentarão dificuldades.
Esse aspecto, por si só, já é considerado como um importante benefício,
Mas há muitos outros, como veremos agora.
Foco no core business
Se uma fábrica confecciona sapatos, por exemplo, ela deveria colocar todos os seus esforços na fabricação e venda dos produtos, certo?
O que acontece, muitas vezes, é que as tarefas e execuções se perdem no dia a dia.
Quando se vê, o estoquista está atendendo, o costureiro limpando peças, a secretária ajudando no estoque e por aí vai.
Com uma gestão administrativa bem alinhada, no entanto, toda a parte estratégica, tática e operacional trabalham juntas.
Assim, o negócio central da empresa torna-se o foco do trabalho de todos os setores que, em conjunto, atuam em suas devidas tarefas para alcançarem metas e objetivos.
Crescimento da produtividade
Se todos trabalham alinhados, sob a
perspectiva de uma gestão administrativa, a produtividade da empresa tende a
crescer.
Desse modo, a equipe consegue ter mais resultados utilizando menos recursos –
de tempo, dinheiro, materiais, humanos, entre outros.
Além disso, um gestor que planeja, organiza e executa com efetividade também
encontra as melhores formas de melhorar o desempenho dos demais recursos na
organização.
Profissionalismo para a empresa
A gestão administrativa necessita de uma pessoa capacitada para tratar a organização de maneira holística.
Isso quer dizer enxergá-la como um complexo sistema composto por diversas partes.
Para isso, deve haver profissionalismo no gerenciamento da empresa e em todos os demais setores.
Como fazer uma boa gestão administrativa?
A gestão administrativa de uma empresa deve se pautar sobre os princípios administrativos: planejar, organizar, dirigir e controlar.
Mais do que isso, o gestor deve ter conhecimentos e habilidades em gestão e todos os setores de uma organização.
Ele precisa entender os processos, desde a entrada de insumos até a entrega do produto ou serviço ao cliente.
Só dessa forma o profissional responsável pela gestão administrativa terá a capacidade de definir objetivos, antever cenários, buscar recursos, coordenar a execução e controlar os resultados.
Veja, a seguir, como deve ser realizada cada uma das etapas da gestão de uma empresa.
Planejamento
Planejar é muito mais do que “apenas” criar planos.
O bom gestor administrativo compreende que é necessário estabelecer objetivos e metas.
Além disso, sabe da importância de definir prazos e datas.
Ainda, ele conhece a necessidade de ser o mais claro possível com as expectativas e com a criação de um plano desafiador ao mesmo tempo em que é realizável.
O planejamento, então, deve seguir a famosa teoria das metas “SMART” e ser:
- Específico
- Mensurável
- Alcançável
- Relevante
- Temporal.
O jogo de palavras vêm do inglês Specific, Mensurable, Attainable, Relevant e Time Based.
Um plano realmente executável deve ser o mais específico, com todas as metas e objetivos desejados.
Ser o “melhor no segmento” não é SMART, mas ser “a empresa com nota 10 em desempenho, atendimento e satisfação do cliente”, por exemplo, já torna o plano mais claro.
Mensurar o andamento do planejamento é parte fundamental.
Se um gestor não consegue saber em que ponto do “mapa” se encontra, não tem como recalcular a rota.
Portanto, todas as etapas do plano devem ser mensuradas.
Além disso, de nada adianta criar um planejamento sem que haja qualquer possibilidade de cumpri-lo.
Por isso, para que todos os envolvidos se mantenham motivados, é necessário que ele seja realmente alcançável, realista e relevante.
Por fim, ter datas e prazos é fundamental para qualquer gestor planejar. Plano sem data é apenas sonho e não sai do papel.
Assim, a gestão administrativa deve se incumbir de definir metas temporais viáveis – e, ao mesmo tempo, desafiadoras.
Organização
A parte do planejamento é, talvez, a mais longa e trabalhosa. O que nem sempre acontece.
É a primeira etapa da gestão administrativa que deve ser mais detalhadamente elaborada, pois será ela que definirá todos os demais passos.
Como vimos, o plano deve funcionar como um mapa, que indicará a sequência a ser seguida para que a empresa alcance o sucesso em sua empreitada.
Assim, na organização, o gestor administrativo já tem um documento detalhado com todos os recursos que são necessários para atingir o resultado desejado.
Cabe a ele, então, buscar e organizar todo o dinheiro, tempo, mão de obra, insumos e serviços para que o plano possa ser executado com perfeição.
O profissional da gestão administrativa pesquisa e negocia com fornecedores, funcionários, prestadores de serviços e todos os demais públicos envolvidos.
Ele deve procurar, assim, o melhor custo-benefício para a organização realizar o planejamento.
Direção
Plano elaborado e recursos necessários em mãos? Então, hora de colocar a mão na massa.
Embora a gestão administrativa já esteja no árduo trabalho desde o planejamento, é claro.
No entanto, é no momento da direção (também chamado de coordenação) que a equipe responsável pelo core business do negócio será efetivamente ativada.
Em uma fábrica, são os trabalhadores que produzem.
Em uma prestadora de serviço, os operadores do serviço.
Em um comércio, os vendedores.
E assim por diante.
Até esse ponto, todas as outras equipes trabalharam para dar o suporte necessário para a atividade-fim do empreendimento: administrativo, financeiro, logística, compras, entre outros.
Todas elas também estavam sob a supervisão da gestão administrativa.
Afinal, os bastidores também são responsáveis – mesmo que indiretamente – pelos resultados do negócio.
O gestor administrativo fica com o compromisso de distribuir recursos e tarefas para que as equipes possam trabalhar, tanto as de backstage quanto as de core business.
Ou seja, esse profissional guia e orienta gerentes de setores sobre o que foi elaborado no planejamento.
A eles, o gestor dá as orientações necessárias para que o plano possa ser executado com perfeição.
Controle
Lembra que falamos que um plano precisa ser específico e mensurável?
Pois é, na etapa do controle, a gestão administrativa precisa “prestar contas” sobre o desenvolvimento do projeto.
Ter metas claras desde o planejamento, com métricas facilmente medidas desde o começo dos trabalhos, faz com que, chegando ao fim do plano, ele possa ser avaliado corretamente.
Na etapa do controle, o gestor toma os dados e números finais e os compara com o plano inicial.
Dessa forma, ele consegue verificar se as metas e objetivos foram, de fato, alcançados.
Em caso negativo, avaliam-se os erros, além de pontos a serem ajustados, para que o próximo plano possa ser executado com maior precisão.
Em caso positivo, os acertos poderão se tornar um novo “padrão” a ser tomado pela empresa.
O controle, no entanto, não deve ser realizado somente na data-fim do plano.
Durante todo o processo, a gestão administrativa precisa verificar as métricas e corrigir o caminho, se for necessário.
Como se tornar um gestor melhor?
Como deu para perceber bem, o trabalho de um gestor administrativo exige muitos conhecimentos, tanto de gestão quanto dos setores da empresa.
Portanto, esse é um profissional que precisa se atualizar e aprofundar seus estudos constantemente.
Dessa forma, duas áreas são fundamentais: conhecimento técnico e liderança.
Para a primeira, o bacharelado em Administração é o curso mais amplo e adequado para o bom gestor administrativo.
Nele, estudam-se todos os setores organizacionais com foco no mercado de trabalho atual.
Já para suprir a necessidade de liderança, o curso de Formação de Líderes é a maneira mais acertada para aprender, com profissionalismo, a gerenciar pessoas.
As duas opções você encontra na AIEC, a única faculdade de ensino a distância do Brasil com certificação internacional de qualidade, o ISO 9001, e com reconhecimento do MEC.
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Conclusão
A gestão administrativa é o coração de uma empresa. É ela que planeja, organiza, coordena e controla todos os setores de um empreendimento.
Por essa razão, o gestor que assume esse papel deve ter uma visão ampla e estratégica.
Além disso, normalmente, ele está em constante contato com outros profissionais e, na maioria das vezes, em nível hierárquico superior.
Portanto, precisa saber motivar, liderar e incentivar as equipes.
Assim, pela quantidade de responsabilidades, é importante que o gestor administrativo se desenvolva.
Alguns cursos, como o bacharelado em Administração e a Formação de Líderes, da AIEC, podem ajudar e muito.
Além de adquirir as competências necessárias, o profissional tem a garantia de ter no currículo uma instituição reconhecida pelo MEC e com certificação internacional de qualidade ISO 9001.
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