Planejamento estratégico: conceito, importância, como fazer e ferramentas

Quando o assunto é planejamento estratégico, qual é a primeira coisa que vem à sua cabeça?

Gráficos, planilhas e um grupo de executivos dentro de um escritório definindo os rumos de um negócio?

Se o seu pensamento é mais ou menos por aí, saiba que a sua visão não está equivocada, embora essa ideia seja um pouco limitada.

É comum enxergarmos o planejamento estratégico como algo exclusivo do ambiente corporativo.

Mas, na verdade, ele também está presente em outros setores da vida. Especialmente se você é uma pessoa organizada que adora programar os seus compromissos.

Quer ver só um exemplo?

Se, ao acordar, você já tem definida a sua rotina e sabe o que precisa ser feito e em quais locais deve ir, essa é uma forma de planejamento estratégico. Em um nível diferente e menos complicado, é claro, mas não deixa de ser.

Dito isto, agora que você já descobriu que o conceito não é nenhum monstro de sete cabeças, podemos partir para a aplicação mais usual do termo que, realmente, é no contexto organizacional – o foco deste artigo.

Vamos lá?

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Planejamento estratégico: o que é?

O planejamento estratégico é a bússola de qualquer empresa. Ou seja, é um instrumento que aponta a direção e evita que os profissionais se desviem dos objetivos e fiquem perdidos.

Trazendo para o contexto mais atual, ele é um GPS, que indica o caminho mais fácil para chegar em determinado destino.

Mas, para manusear uma bússola mais arcaica ou um GPS de última geração, você precisa ter senso de localização.

Além disso, deve ter uma noção exata do seu ponto de partida para, então, pensar em se mover para outro lugar.

Em outras palavras, isso quer dizer que você precisa saber usar os instrumentos a seu favor.

Sozinhos, eles não têm tanta utilidade.

O papel do planejamento estratégico na gestão de empresas

Analogias à parte, o planejamento estratégico é uma ferramenta de gestão imprescindível.

É a partir dele que as empresas conseguem atingir seus objetivos, crescer de maneira sustentável, encontrar seus pontos fortes e fracos e definir estratégias para superar desafios.

Ao analisarmos semanticamente as palavras “planejamento” e “estratégia”, a compreensão do termo fica mais fácil.

Planejamento tem o sentido de plano. Pensar em como pode ser alcançada determinada meta.

Por sua vez, estratégia está relacionada à parte intelectual, a de encontrar a maneira mais eficaz para se chegar até essa meta.

Por isso, entende-se como planejamento estratégico a idealização e a execução de ações para se alcançar um objetivo comum.

Tipos de planejamento

Com o conceito e a importância do planejamento estratégico bem definidos, podemos avançar no assunto e falar sobre os diferentes tipos existentes: situacional, tático e operacional.

Situacional

É aquele planejamento que leva em conta o momento atual da organização.

A partir da análise do cenário em que a empresa se encontra, podem ser pensadas alternativas para driblar as variáveis do trajeto.

Aqui, a palavra-chave é flexibilidade. É preciso ter jogo de cintura para improvisar e se adaptar conforme a necessidade.

Tático

O planejamento tático vem logo em seguida.

Depois de definidos os objetivos situacionais, os objetivos táticos podem ser estruturados para, então, serem repassados ao setores competentes.

É nessa fase que há uma divisão de tarefas de acordo com as competências de cada área.

Financeiro, Marketing, TI, Logística e Recursos Humanos, dentre outras, ficam responsáveis por suas especialidades.

Operacional

Já o planejamento operacional é o ponto final da cadeia.

Bem mais detalhado que os anteriores, o plano já vem com as ações definidas com o que cada colaborador precisa fazer e quais sãos os recursos disponíveis para a execução dessas tarefas.

Quando fazer um plano estratégico?

Essa é a típica pergunta que não tem uma resposta definitiva.

Não há a definição de um momento único em que cada empresa deve reunir seus colaboradores e, por meio de um brainstorming coletivo, montar um plano estratégico baseado em sua missão, visão e valores.

É tudo muito relativo, embora seja comum que alguns negócios trabalhem com o planejamento seguindo o ano fiscal.

A verdade é que diversos fatores interferem nessa decisão, como a natureza e o modelo do negócio, o estágio de desenvolvimento da empresa, a situação do mercado e por aí vai.

Como fazer planejamento estratégico

Pode não haver um timing perfeito para fazer o planejamento estratégico, mas uma receita de como colocá-lo em prática, certamente, existe.

O primeiro passo é não centralizar essa decisão nas mãos de poucas pessoas. Compartilhe essa responsabilidade com diferentes gestores e lideranças.

Isso gera engajamento, sensação de pertencimento, aumento da produtividade e uma infinidade de benefícios organizacionais.

Mas, de maneira prática, o planejamento estratégico tem como fio condutor a resposta a três perguntas aparentemente simples, porém, que exigem uma clarividência e um senso crítico muito grande:

  1. Onde a empresa se encontra?
  2. Em que patamar ela pretende chegar?
  3. O que precisa ser feito para que ele seja alcançado?

Com base nesses questionamentos e nas respostas obtidas, a organização está pronta para montar um plano de ação e conquistar os objetivos traçados.

É bem verdade que existem outras técnicas e ferramentas que dão suporte para que diferentes cenários sejam analisados e novas estratégias criadas.

Mas, sobre isso, trataremos mais à frente.

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Planejamento estratégico: etapas que não podem faltar

Para que não fiquem dúvidas sobre como montar o planejamento estratégico, criamos um passo a passo com as cinco etapas que não podem faltar nesse processo.

1. Definir um objetivo

Para definir o objetivo, reflita sobre onde a sua empresa pretende estar daqui a cinco, dez ou quinze anos.

Pense nos objetivos a curto, médio e longo prazo.

2. Realizar um diagnóstico de mercado

Quais fatores externos podem ameaçar ou, de alguma forma, colaborar para que os objetivos organizacionais sejam cumpridos?

Faça análises para chegar à conclusão dessa pergunta.

3. Descobrir suas forças e fraquezas

Quais são suas forças? De que forma a sua empresa pode trabalhar os seus pontos fortes para que eles sejam aproveitados da melhor forma possível em prol das metas organizacionais?

Quais são seus pontos fracos? E o que pode ser feito para que eles sejam atenuados ou até superados para que não prejudiquem o alcance dos objetivos?

Pense nisso.

Dica extra: use a ferramenta Análise SWOT para encontrar essas respostas.

4. Montar um plano de ação

De forma prática, com base nas duas últimas respostas, coloque no papel o que, de fato, pode ser feito para que esses objetivos sejam alcançados rapidamente.

5. Monitorar cada passo

Será que sua empresa está no caminho certo? Lembre-se de que nenhum planejamento estratégico é imutável.

Não há nada de errado em rever algum posicionamento e recalcular a rota.

Use indicadores confiáveis que o ajudem a encontrar problemas com antecedência.

5 técnicas e ferramentas de planejamento estratégico

Para conseguir ser o mais assertivo possível com o planejamento estratégico da sua empresa, você pode aproveitar algumas técnicas e ferramentas disponíveis no mercado.

Quer conhecer alguma delas?

Separamos cinco das mais usadas que podem dar o suporte que você precisa.

Você vai ver que uma já foi citada antes.

Matriz GUT

Também conhecida como Matriz de Priorização de GUT, a ferramenta foi criada em 1981 com o intuito de solucionar problemas com base em três parâmetros: gravidade, urgência e tendência.

Por isso, a sigla GUT.

  • Gravidade: o tamanho do estrago que pode ser causado se não resolvida a questão
  • Urgência: em quanto tempo as consequências vão começar a aparecer
  • Tendência: o que vai acontecer se nada for feito.

A partir desses parâmetros, você pode definir uma escala qualitativa ou quantitativa para cada um deles.

Por exemplo: determinado evento pode causar um dano gravíssimo em um prazo curto?

Se sim, é exigida uma ação imediata.

Caso contrário, a probabilidade de algo ruim acontecer é grande e você precisa ter consciência disso.

Matriz BCG

Criada pela consultoria Boston Consulting Group (BCG) na década de 1970, essa ferramenta tem como objetivo dar suporte aos gestores na hora da tomada de decisão.

Escolher entre ampliar a sua participação no mercado, manter como está, aproveitar os resultados positivos obtidos e abandonar determinado produto ou serviço não é fácil.

Por isso, esse auxílio é tão bem-vindo. Mas, como ele funciona?

A Matriz BCG divide o portfólio de uma empresa em quatro quadrantes:

  • Estrelas: são aqueles produtos e serviços em destaque em um mercado em potencial e com muitos concorrentes
  • Pontos de interrogação: produtos ou serviços que também aparecem em um cenário de destaque, porém, com muitas incertezas
  • Vacas leiteiras: são os líderes do seu segmento em um nicho já consolidado, mas ainda crescendo
  • Abacaxis: eles já foram estrelas, mas, hoje em dia, estão fora de moda e sem nenhum espaço no mercado.

Com base nessas categorias, você pode fazer um plano cartesiano e analisar o potencial de crescimento e a participação no mercado de cada um.

Análise SWOT

É, talvez, a ferramenta de planejamento estratégico mais utilizada pelas empresas.

O nome SWOT é a sigla para as as seguintes palavras em inglês: Strengths (forças), Weakness (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças).

Essa é alternativa muito eficaz para conhecer os elementos internos e externos que podem impactar, de certa forma, o seu negócio.

  • Forças:aquilo que a sua empresa tem de melhor. Seus principais pontos fortes que precisam ser bem aproveitados e, se possível, potencializados. Fator interno que aproxima a organização dos seus objetivos
  • Fraquezas: aqueles pontos que precisam ser trabalhados para que não venham prejudicar a organização no futuro. Fator interno que afasta a empresa dos seus objetivos
  • Oportunidades: situações favoráveis relativas ao público consumidor ou ao mercado que devem ser aproveitadas para gerar crescimento. Elemento externo positivo
  • Ameaças: obstáculos que podem aparecer no caminho e que merecem atenção redobrada. Elemento externo negativo.

Metas SMART

Outra técnica que pode ser muito útil na definição de objetivos dentro de um planejamento estratégico de uma empresa.

Apesar de SMART em inglês significar inteligente, o nome da ferramenta não tem ligação com isso, ainda que também tenha origem do mesmo idioma.

SMART, neste caso, é uma sigla para as palavras Specific (Específica), Measurable (Mensurável), Achievable (Atingível), Relevant (Relevante) e Time (Tempo).

  • Específica: a meta precisa ser prática e objetiva. Ir direto ao ponto, sem rodeios
  • Mensurável: também deve ser passível de medição com um indicador tangível
  • Atingível: dentro de uma realidade possível, sem ser utópico em demasia
  • Relevante: precisa fazer sentido e ter algum valor para a empresa
  • Tempo: deve ser concluída dentro de um prazo determinado.

Exemplo de meta SMART: aumentar o faturamento da empresa em 20% conquistando novos clientes no período de seis meses.

5W2H

Já a ferramenta 5W2H tem uma função bem operacional mesmo.

Com sete perguntas bem diretas, a empresa consegue montar uma plano de ação bem específico.

O nome é uma junção das iniciais de sete pronomes interrogativos e pode funcionar da seguinte forma:

  • What: O que fazer? – Um processo seletivo às cegas
  • Why: Por que fazer?- Para diversificar o perfil do quadro de funcionários
  • Where: Onde fazer? – Via online
  • When: Quando fazer?- Na próxima semana
  • Who: Quem deve fazer? – Empresa de recrutamento.
  • How: Como fazer? – Por meio de formulários sem indicação de gênero
  • How much: Quanto custa? – 5 mil reais.
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Conclusão

Toda ajuda é bem-vinda na hora de montar e colocar em prática um planejamento estratégico assertivo.

Técnicas e ferramentas podem ser muito úteis, mas não se esqueça de que quem as opera e manipula é você.

Por isso, tão importante quanto contar com um ótimo suporte, é investir na sua capacitação.

Quanto mais você se especializar, se atualizar e ter noções teóricas e práticas de gestão organizacional, mais próximo o seu negócio estará de alcançar os objetivos traçados.

Nesse sentido, uma formação em um curso superior é uma ótima saída.

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Esse é ou não é um belo planejamento estratégico para a sua carreira?

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