Workflow: o que é, tipos, exemplos e como montar

Quer saber como o workflow ajuda na organização do trabalho e na vida pessoal?

Então, você encontrou o guia certo.

Com as dicas a seguir, você pode montar seu workflow e aplicá-lo com sucesso para produzir mais, obter melhores resultados e ganhar eficiência em todos os seus projetos.

Nas próximas linhas, você vai aprender tudo que precisa sobre o tema: significado, importância, tipos, exemplos, passo a passo para montá-lo e muito mais.

Está pronto para mergulhar nesse conceito?

Siga a leitura.

workflow

O que é workflow?

Quando nos deparamos com uma palavra estrangeira, longo pensamos que ela possui um conceito abstrato, de difícil compreensão, não é mesmo?

Bom, se essa é a sua impressão inicial, pode esquecer. 

Workflow é algo muito mais simples que esse amontoado de consoantes parece indicar.

O que significa workflow?

Para começar a compreender esse significado, precisamos primeiro dividir essa palavra em dois termos: work e flow.

Feito isso, vamos recorrer a um dicionário de inglês ─ português e pesquisar o que esses dois vocábulos querem dizer.

Work, você já deve conhecer, significa trabalho.

flow quer dizer fluxo, fluência, fluidez.

Portanto, workflow nada mais é do que definir e atribuir tarefas e estratégias, divididas em etapas, com intuito de tornar a rotina um processo mais lógico e sequencial.

É como se fosse aquele jogo chamado Escape Room, em que os participantes precisam realizar uma série de ações, conforme uma ordem, para superar os desafios que aparecem.

Por exemplo, você está preso em um sala com uma porta trancada e, para sair desse local, precisa pegar uma chave que se encontra dentro de um cofre. 

Logo, primeiramente, você deve encontrar pistas que o levem a descobrir o segredo do cofre para depois digitar a senha, pegar a chave, abrir a porta e sair.

Ou seja, depois de ações sequenciais, você atingiu o seu objetivo: deixar o ambiente em que estava.

A lógica do workflow é quase a mesma – só que inserida no contexto de uma rotina profissional e envolvendo habilidades técnicas e comportamentais. 

Outro ponto que merece destaque é que esse fluxo de trabalho pode ser desenvolvido individualmente ou de forma colaborativa.

E como levar essa estratégia para sua vida pessoal e para seus projetos?

É o que vamos descobrir nos próximos tópicos.

Por que usar um workflow?

Existem inúmeros benefícios na adoção do workflow, tanto no trabalho quanto na vida pessoal.

Elencamos cinco motivos para você utilizar esse tipo de fluxo de trabalho a partir de agora:

Produzir mais com menos

Quando tudo é feito de forma planejada, com organização, é possível diminuir o desperdício e, consequentemente, cortar custos. 

Afinal, vai haver um uso mais consciente de pessoal, recursos e processos.

Aumento da eficiência nos processos

Para montar um fluxo de trabalho, é preciso levar em conta diversos fatores, prever diferentes cenários, pensar em alternativas, enfim, ter um panorama geral do que precisa ser feito e a maneira como isso precisa ser encarado. 

Logo, as chances dos processos serem mais eficientes e eficazes aumentam consideravelmente.

Maior transparência

Os colaboradores e as equipes, de maneira geral, apreciam quando são tratados com transparência. 

E com o workflow, esse cenário se concretiza, pois todos passam a ter conhecimento da dinâmica de ações do projeto.

Trabalho em equipe

Ao serem estipuladas tarefas, etapas e processos, cada um passa a saber, exatamente, o que precisa ser feito – e quando.

Assim, nenhum colaborador vai se sentir perdido, e o trabalho em equipe tende a ser valorizado.

Melhoria contínua

A repetição e a sistematização levam à excelência. 

Com o workflow, os padrões e processos facilitam o aprendizado, a prática e o ganho operacional contínuo.

Tipos de workflow

Existem workflows para diferentes modalidades de projeto.

Confira alguns dos principais:

Ad hoc workflow

É o mais básico de todos. 

Nele toda a organização é feita de forma manual, facilitando pequenos ajustes ao longo do processo.

As eventuais mudanças, no entanto, não se dão de forma aleatória e sempre respeitam alguns preceitos anteriormente definidos.

Workflow produtivo

Como o próprio nome já diz, o workflow está diretamente ligado à produção em si. 

É um modelo que funciona muito bem com processos repetitivos e previsíveis. 

Até por isso, muitas vezes, envolvem séries de ações desenvolvidas por máquinas, que são ajustadas e controladas por humanos.

A principal diferença em relação ao anterior é que a ideia aqui é criar conjuntos de diretrizes mais fixos, que não sejam alterados e adaptados a todo o momento.

Workflow administrativo

Tem relação com os níveis hierarquicamente superiores, pois lida com assuntos mais burocráticos e de gestão

A ideia do workflow administrativo é justamente simplificar esses processos a fim de tornar as informações mais acessíveis.

Imagine um gestor que lide com inúmeros documentos, contratos e dados do setor administrativo. 

Para organizar toda essa papelada e esse fluxo de informações, o modelo em questão é o ideal.

Workflow colaborativo

O workflow colaborativo pode ser considerado o modelo mais completo. 

Afinal, ele envolve os diferentes setores que fazem parte de uma empresa, sempre mirando uma meta em comum.

Esse tipo de workflow é ótimo para explorar as habilidades e os pontos fortes de cada profissional.

Ou seja, cada profissional encara uma peça dentro do conjunto de processos, e a montagem desse quebra-cabeças favorece os resultados.

workflow

Como montar workflow: passo a passo

Confira, a seguir, um tutorial para que você monte o seu workflow:

  1. Faça um mapeamento completo da sua empresa 
  2. Defina prioridades
  3. Escolha os responsáveis por cada etapa do workflow 
  4. Demarque um início 
  5. Detalhe o caminho a ser seguido 
  6. Monte o cronograma 
  7. Liste tarefas, obrigações e indicadores
  8. Delimite um fim 
  9. Coloque seu workflow em prática 
  10. Analise os resultados.

Confira, a seguir, um tutorial para que você monte o seu workflow:

Exemplos de workflow

Para que você entenda o papel do workflow na prática, vale a pena acompanhar os exemplos abaixo:

Workflow de aprovação

Esse modelo está relacionado diretamente com o contato com o cliente. 

A aprovação em questão diz respeito ao atendimento total, parcial ou negado de determinada demanda do público consumidor.

Por exemplo, o cliente X faz uma reclamação sobre determinado produto adquirido, que, segundo ele, veio com problema.

Nesse caso, o ideal é ter um workflow fluido, que não empaque em burocracias. 

Um bom sistema help desk pode ajudar nesse sentido, ao disparar automaticamente algumas aprovações. 

Workflow de processos

O workflow de processos é o mais utilizado, e um exemplo que se encaixa aqui é a dinamização da cadeia produtiva.

Saídas inteligentes seriam: automatizar o seu estoque, investir em um sistema de transporte que diminua o desperdício e contratar uma solução de rastreio de cargas, por exemplo. 

Workflow de compras

Assim como as vendas, as compras são oportunidades de ganhar dinheiro.

Por isso, é fundamental ter um workflow de compras para que você tenha o tempo necessário para pesquisar as melhores ofertas, avaliar o que realmente precisa ser adquirido e negociar as condições de pagamento.

Workflow de documentos

A tecnologia está aí para ser usada, principalmente, se ela pode ajudar a dinamizar processos burocráticos.

Se a sua empresa ainda não possui contratos e papéis importantes digitalizados ou na nuvem, preparar um workflow de documentos que propicie essa mudança é fundamental. 

Além de facilitar o acesso a esses arquivos, você economiza espaço físico. 

Aquela sala enorme utilizada para guardar toda essa papelada pode, finalmente, ser usada para um fim mais adequado.

Workflow para marketing

Sua empresa percebeu que as suas estratégias de marketing já não estão mais tendo o efeito desejado? 

Então está na hora de montar um novo fluxo de trabalho para área.

Quem sabe não é uma boa saída investir em marketing de conteúdo? 

Criar um blog e começar a produzir artigos relevantes sobre assuntos que conversem com o produto ou serviço que a sua organização oferece?

Nesse caso, um exemplo de etapas a serem seguidas poderiam ser:

  • Definir as funções (desenvolvedor da pauta, redator, revisor, otimizador) 
  • Procurar palavras-chave mais procuradas do Google
  • Escrever posts baseados nessas buscas
  • Otimizar conforme as regras de SEO
  • Revisar os textos
  • Publicar os conteúdos.

Workflow comercial

Nos últimos meses seu negócio parou de conquistar novos leads e ainda perdeu alguns dos clientes mais fiéis? 

Então, montar um workflow comercial pode ser uma boa pedida para voltar a ter consumidores engajados.

Para isso, alguns passos precisam ser estabelecidos:

  • Verificar em qual etapa estão sendo perdidas as vendas
  • Mudar a abordagem com os vendedores e adotar um modelo de ad hoc workflow
  • Capacitar a sua equipe para essa nova abordagem
  • Investir em planos de fidelização
  • Criar ou aperfeiçoar os seus canais de atendimento o cliente
  • Adotar estratégias de pós-venda
  • Padronizar processos.

Workflow financeiro

Quando o assunto é gestão financeira, o planejamento se torna ainda mais necessário. 

Todo o cuidado é pouco na hora de montar o seu workflow. 

A dica aqui é se apegar às ferramentas de controle, como o fluxo de caixa, o balanço patrimonial e o sistema de cobrança.

Assim, é possível saber exatamente as movimentações de entrada e saída de capital para não ser pego desprevenido.

Workflow de recursos humanos

Esse mesmo planejamento executado em todos os exemplos anteriores também deve ser adotado pelo setor de recursos humanos na contratação de novos colaboradores.

O modelo de workflow deve ter um caráter, primeiramente, bem informativo, apresentando a empresa para o funcionário recém chegado.

Em um segundo momento, falar das principais atribuições dele, suas atividades mais importantes e habilidades necessárias para cumprir com seus deveres.

E, por fim, mas não menos importante, ter uma abordagem mais humana, se colocando à disposição do que for necessário e realizando dinâmicas de integração. 

Ferramentas de workflow

Toda ajuda é bem-vinda na hora de colocar um plano em prática, e com o workflow não é diferente. 

Existem ferramentas de gestão mais simples e outras um pouco mais sofisticadas que podem ajudá-lo a implementar o seu fluxo de trabalho contínuo.

Tabelas, quadros, esquemas, checklists e gráficos, por exemplo, podem ajudar na organização e na visualização das tarefas a serem realizadas.

Também existem aqueles instrumentos que ajudam no Business Process Management (BPM), ou, no bom português, Gerenciamento de Processos de Negócios, no qual o próprio workflow é uma técnica complementar.

Na prática, a escolha de uma ferramenta depende de diversos fatores, como a maturidade tecnológica da sua empresa.

De qualquer forma, antes de adotar uma solução específica, é importante testar diferentes modelos e descobrir a melhor implementação do workflow no seu negócio.

O Workflow na gestão de empresas

Como vimos, o workflow exige muito planejamento, estratégia, foco e dedicação. 

Esses atributos são imprescindíveis a qualquer gestor que deseja alcançar a alta performance dentro do seu segmento.

Por isso, seja para manter um bom fluxo de trabalho ou fazer uso de qualquer outra ferramenta de gestão, você deve investir na sua formação.

Na AIEC, por exemplo, você tem à sua disposição o que há de melhor e mais atualizado na área de gestão estratégica. 

Conheça os cursos de Formação de Líderes e o Bacharelado em Administração da AIEC, se torne um profissional diferenciado no mercado de trabalho e aprenda a organizar os fluxos de trabalho de sua equipe.

Venha para a AIEC, a única faculdade de educação a distância do Brasil reconhecida pelo Ministério da Educação (MEC) e com certificação internacional de qualidade, o ISO 9001. 

workflow

Conclusão

Compreendeu como o workflow pode se tornar uma chave para atingir a excelência em qualquer esfera da sua vida?

É bom lembrar que você pode utilizá-lo tanto em projetos pessoais quanto de trabalho.

No ambiente corporativo, o workflow ganha ainda maior relevância, já que facilita o ganho operacional e de eficiência produtiva.

Para adotar esse conceito, é importante revisar este material, seguir nosso tutorial, testar alguns modelos e refinar todas as arestas necessárias para a implementação na empresa.

E para melhorar ainda mais esse planejamento, vale a pena conhecer os cursos da AIEC e levar seu workflow para um patamar mais elevado.

Agora responda: você gostou do nosso artigo sobre workflow? 

Conseguiu compreender corretamente o conceito e, mais do que isso, descobrir como colocá-lo em prática? 

De todos os tipos e exemplos apresentados, qual foi o modelo que mais chamou a sua atenção?

Deixe um comentário abaixo e compartilhe este conteúdo em suas redes sociais. 

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *